De beste VLAIO-subsidies voor deep-tech startups

De beste VLAIO-subsidies voor een deep-tech startup zijn, in de volgorde waarin een startup ze meestal nodig heeft: de O&O-haalbaarheidsstudie om een riskant idee te testen, het onderzoeksproject als er nog echt onderzoek nodig is, het ontwikkelingsproject om een product klaar te maken voor de markt, en het innovatiemandaat voor een postdoctorale onderzoeker die een bedrijf wil opstarten. Een kleine onderneming krijgt bij elk instrument de hoogste toeslag. De keuze hangt dus minder af van welk instrument "het beste" is dan van de fase waarin uw technologie zit.

Alle bedragen en percentages hieronder komen van de officiële productpagina's op Vlaanderen.be. Voor de volledige voorwaarden verwijzen die naar VLAIO zelf; controleer daar altijd de actuele versie voor u indient.

Welke VLAIO-subsidies bestaan er voor een innovatieve startup?

De toeslagen zijn bij het ontwikkelings- en het onderzoeksproject dezelfde: 10% bij samenwerking met andere onafhankelijke bedrijven of internationale samenwerking, 10% voor een middelgrote onderneming en 20% voor een kleine onderneming.

Het wettelijk kader is het besluit van de Vlaamse Regering van 12 mei 2017 over steun voor onderzoek en ontwikkeling met een kennisintensief karakter. Het is uitdrukkelijk bedoeld voor "activiteiten in de vroege stadia van een O&O-traject" en voorziet ook steun aan "startende kleine innovatieve ondernemingen" voor activiteiten in een globale bedrijfsfocus op kennisintensief O&O. Alleen ondernemingen met rechtspersoonlijkheid en een exploitatiezetel in het Vlaamse Gewest komen in aanmerking.

Bent u een kleine, middelgrote of grote onderneming?

De toeslag hangt af van uw grootte, en die volgt de Europese kmo-definitie (Aanbeveling 2003/361/EG). ESA vat de drempels helder samen:

Let op bij een startup met een grote aandeelhouder: als u tot een groep behoort, kunnen de gegevens van de groep meetellen. Een spin-off waarin een groot industrieel bedrijf de meerderheid heeft, kan zo zijn status van kleine onderneming verliezen, en daarmee 10 of 20 procentpunt steun.

Fase 1: is het idee haalbaar? De O&O-haalbaarheidsstudie

Deep tech begint vaak met een technische vraag zonder zeker antwoord: werkt dit materiaal bij die temperatuur, haalt dit algoritme die nauwkeurigheid, kan dit proces opgeschaald worden? Voor die fase bestaat de O&O-haalbaarheidsstudie. Ze is bedoeld voor bedrijven "die een innovatief project beogen waarvan de haalbaarheid nog onvoldoende duidelijk is".

Wat u moet weten:

• De studie moet "betere en onderbouwde inzichten" opleveren over de mogelijkheden en de haalbaarheid van een innovatie.
• Ze is een voorbereiding op een steunbaar innovatief vervolgtraject. Een studie zonder plausibel vervolg past niet.
• Het beoogde vervolg moet het potentieel hebben voor voldoende valorisatie in Vlaanderen.
• De steun bedraagt 40 tot 50% van de projectbegroting, met een maximum van 50.000 euro.

Wanneer kiezen? Als u nog niet weet of de technologie werkt, of als u die vraag eerst wilt beantwoorden voor u een groter project indient. Een geslaagde haalbaarheidsstudie is ook een sterk argument in een latere aanvraag of bij investeerders.

Fase 2: onderzoek of ontwikkeling?

Het onderzoeksproject

Is er nog onderzoek nodig voor u een product kunt bouwen, dan is het onderzoeksproject de logische keuze. Het kan bestaan uit een mix van onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten:

• onderzoeksdelen krijgen een basissteun van 50%;
• ontwikkelingsdelen krijgen een basissteun van 25%;
• daarbovenop komen de toeslagen, met een maximum van 60%.

De regeling staat permanent open; VLAIO streeft naar een doorlooptijd van 90 werkdagen.

Het ontwikkelingsproject

Werkt de technologie en moet ze nu een product of dienst worden, dan past het ontwikkelingsproject. Het is bedoeld voor "vernieuwende ideeën die zulke ondernemingen kunnen veranderen en versterken op korte termijn". De basissteun is 25% van de aanvaarde begroting, met dezelfde toeslagen en een maximum van 50%. Ook deze regeling staat permanent open; de wettelijke termijn is 18 weken, maar VLAIO streeft naar korter.

Een rekenvoorbeeld

Een kleine onderneming (minder dan 50 werknemers) met een ontwikkelingsproject van 400.000 euro, samen met een onafhankelijk bedrijf als partner:

Zonder plafond kwam de som op 55%; het maximum van 50% beperkt de steun. Bij een onderzoeksproject met vooral onderzoeksdelen ligt het plafond op 60%. Het verschil is voor een startup met een lange onderzoeksfase dus de moeite waard, maar alleen als het werk echt onderzoek is: een evaluator ziet het verschil.

Fase 3: talent binnenhalen met een mandaat

Deep tech draait op mensen met onderzoekservaring. Twee instrumenten helpen een startup om ze aan te trekken.

Innovatiemandaat

Een innovatiemandaat is bestemd voor postdoctorale onderzoekers die een project uitvoeren in nauwe samenwerking met de bedrijfswereld, "hetzij met een bestaand bedrijf, hetzij met het oog op de oprichting van een nieuw bedrijf". Het hoofddoel is de economische valorisatie van onderzoek: projecten waarvan het risico nog te hoog is om al als een gewoon O&O-project te worden uitgevoerd. De financiering dekt personeelskosten, werkingskosten, uitrustingskosten en vaste kosten van één werknemer. Aanvragen kunnen doorlopend, maar worden gegroepeerd behandeld met één of twee indieningsdata per jaar (maart en september).

Voor een spin-off in oprichting is dit vaak het eerste instrument: de onderzoeker werkt de technologie verder uit tot ze klaar is voor een bedrijf.

Baekeland-mandaat

Een Baekeland-mandaat laat een onderzoeker een doctoraat uitvoeren in nauwe samenwerking met een bedrijf. VLAIO cofinanciert de personeels- en werkingskosten. Het onderzoek moet een economische finaliteit hebben en een meerwaarde bieden voor het bedrijf, en tegelijk "doctoraatswaardig" zijn. De basissteun is 50% en kan verhoogd worden. Beslissingen vallen twee keer per jaar, in maart en september.

Voor een startup met een langlopende technologische vraag is dit een manier om een volledig doctoraatstraject in huis te halen, in samenwerking met een universiteit.

Hoe verloopt een aanvraag?

De Vlaanderen.be-pagina's beschrijven de grote lijnen:

• Ontwikkelings- en onderzoeksprojecten kunt u op elk moment indienen. Elke aanvraag wordt individueel behandeld, en vertrouwelijk.
• Mandaten kunt u doorlopend indienen, maar ze worden gegroepeerd beslist, met indieningsdata voor de beslismomenten in maart en september.
• De steun wordt berekend op de aanvaarde begroting, na evaluatie.

Voor het ontwikkelingsproject vraagt Vlaanderen.be uitdrukkelijk om de aanvraag goed voor te bereiden en alle gevraagde informatie op te nemen, omdat het aantal lopende aanvragen de doorlooptijd beïnvloedt. Een onvolledige aanvraag kost dus vooral tijd, en tijd is voor een startup het schaarste goed.

En als u kapitaal nodig hebt in plaats van subsidie?

Subsidies dekken een deel van de projectkosten, maar een deep-tech startup heeft meestal ook eigen vermogen nodig. Het Vlaams Defensieplan somt de instrumenten van de Vlaamse investeringsmaatschappijen PMV en LRM op: standaardleningen, cofinanciering, kapitaalinvesteringen en Gigarant-waarborgen. Het plan vraagt hen die instrumenten ook meer op defensiebedrijven te richten. Een VLAIO-project en een investering kunnen elkaar versterken: de subsidie verlaagt het risico van de ontwikkeling, het kapitaal financiert de rest.

En de kmo-portefeuille?

De kmo-portefeuille subsidieert opleiding en advies bij geregistreerde dienstverleners. Voor advies komen alleen adviezen over cybersecurity nog in aanmerking; opleidingen moeten passen in thema's zoals innovatie, digitalisering en internationalisering. Let op: volgens Vlaanderen.be kunnen ondernemingen er vanaf 1 januari 2027 niet langer een beroep op doen, en in 2026 kan het alleen zolang het jaarbudget niet is uitgeput. Voor een deep-tech startup is het dus hooguit een kleine aanvulling, en alleen nog dit jaar.

Hoe combineert u VLAIO met Europese steun?

Wanneer de technologie dichter bij de markt komt en de bedragen groter worden, wordt Europese financiering interessant. De EIC Accelerator van de Europese Innovatieraad is daarbij het bekendste instrument:

Reken op tijd. Volgens de EIC duurt de feedback op een korte aanvraag doorgaans vier tot zes weken, komen de resultaten van een volledige aanvraag binnen acht tot negen weken, en volgt een investeringsbeslissing twee tot zes maanden na het juryinterview. Tussen eerste aanvraag en geld op de rekening zit dus al snel meer dan een half jaar, wat een VLAIO-project in de tussentijd extra waardevol maakt.

Een EIC-subsidie kan een onderneming maar één keer krijgen in de looptijd van Horizon Europe (2021 tot 2027). Een VLAIO-project dat de technologie tot een hoger maturiteitsniveau brengt, is dus vaak de beste voorbereiding op een EIC-aanvraag. Combineer nooit twee subsidies voor dezelfde kosten.

Werkt u aan ruimtevaarttechnologie of toepassingen van satellietdata, kijk dan ook naar ESA BIC Belgium. Onze gids over ESA-leverancier worden als startup legt uit wat het biedt.

Wat als uw deep tech een defensietoepassing heeft?

Sinds het Vlaams Defensieplan van april 2025 steunt VLAIO ook projecten met een militaire of dual-use toepassing, en in 2025 liep er een specifieke defensieoproep met hogere steunpercentages. Voor drones, sensoren, AI, ruimtevaart of cyberbeveiliging is dat een reële extra route. Onze gids over VLAIO-subsidies voor defensie-innovatie zet de regels, percentages en het ethisch advies op een rij.

Tips voor een sterke aanvraag

1. Kies het instrument op basis van de fase, niet op basis van het hoogste percentage.
2. Schrijf het waardecreatieverhaal voor Vlaanderen. Bij de haalbaarheidsstudie is valorisatie in Vlaanderen een uitdrukkelijke voorwaarde; bij de mandaten telt de economische meerwaarde.
3. Zoek een partner. Samenwerking met een onafhankelijk bedrijf of een internationale partner levert 10% extra op, en maakt het project sterker.
4. Maak de begroting realistisch. De steun wordt berekend op de aanvaarde begroting, niet op uw eerste raming.
5. Plan rond de beslismomenten. Mandaten worden in maart en september beslist; ontwikkelings- en onderzoeksprojecten staan permanent open.
6. Bel eerst. VLAIO is bereikbaar via het gratis nummer 0800 20 555; een vroeg gesprek voorkomt een aanvraag in het verkeerde instrument.

Waar helpt FADEC?

FADEC brengt lucht- en ruimtevaart- en defensiebedrijven en kennispartners in Vlaanderen samen. Voor een startup is dat een plek om een industriële partner te vinden voor een samenwerkingsproject, of een eerste klant die de business case onderbouwt. Zie lidmaatschap of neem contact op.

Snelle antwoorden

Welke VLAIO-subsidie past bij een deep-tech startup in de vroegste fase? De O&O-haalbaarheidsstudie, voor een innovatief project waarvan de haalbaarheid nog onvoldoende duidelijk is. Ze financiert 40 tot 50% van de projectbegroting, met een maximum van 50.000 euro.

Hoeveel steun geeft een VLAIO-ontwikkelingsproject aan een kleine onderneming? De basissteun is 25% van de aanvaarde begroting. Een kleine onderneming krijgt 20% toeslag en bij samenwerking met andere onafhankelijke bedrijven of internationale samenwerking komt er 10% bij, tot een maximum van 50%.

Wat is het verschil tussen een ontwikkelingsproject en een onderzoeksproject? Een onderzoeksproject mag onderzoeksactiviteiten bevatten, die een basissteun van 50% krijgen tegenover 25% voor ontwikkeling. Het totale steunpercentage van een onderzoeksproject is begrensd tot 60%, dat van een ontwikkelingsproject tot 50%.

Kan een onderzoeker met VLAIO-steun een bedrijf opstarten? Ja. Een innovatiemandaat laat een postdoctorale onderzoeker een project uitvoeren in samenwerking met een bestaand bedrijf of met het oog op de oprichting van een nieuw bedrijf.

Kan ik VLAIO-steun en Europese steun combineren? Voor andere activiteiten of fasen wel. De EIC Accelerator van de Europese Unie geeft bijvoorbeeld een subsidie van minder dan 2,5 miljoen euro voor innovatie op TRL 6 tot 8, en kan aangevuld worden met een investering van 1 tot 10 miljoen euro.