Een biedingsconsortium vormen voor NAVO NSPA-tenders

Een biedingsconsortium voor een NSPA-tender kan twee vormen aannemen: één bedrijf schrijft in als hoofdaannemer en werkt met onderaannemers, of een consortium (joint venture) schrijft zelf in, op voorwaarde dat het al bestaat en vóór de sluitingsdatum geregistreerd is op het NSPA ePortal. In beide gevallen draagt de inschrijver de volledige verantwoordelijkheid voor de uitvoering, moet elke partner uit een NSPO-lidstaat komen en aan de eligibiliteits- en veiligheidseisen voldoen, en vraagt NSPA gedetailleerde informatie over onderaannemers. Wie die keuzes vroeg maakt en schriftelijk vastlegt, maakt een kans; wie dat in de laatste week regelt, meestal niet.

NSPA, de NATO Support and Procurement Agency, koopt onderdelen, onderhoud en logistieke steun voor de NAVO en de lidstaten. Hoe u zich als bedrijf registreert en hoe de NAVO-procedure werkt, leest u in onze Engelstalige gids over bieden op NAVO-contracten. Dit artikel gaat over samen bieden.

Waarom samen inschrijven op een NSPA-tender?

Veel NSPA-opdrachten combineren werk dat zelden in één kmo zit: technisch onderhoud, onderdelen, transport, documentatie, veiligheidsmachtigingen en soms werk op locatie in het buitenland. Een voorbeeld uit 2025: NSPA zocht via tender GPO25007 een contractant voor de revisie van ondersteuningsvoertuigen van het HAWK-luchtverdedigingssysteem voor de Roemeense luchtmacht. De vragen van bieders gingen over reservedelen, NATO Secret-machtigingen, toegang tot locaties, kwaliteitsnormen (AQAP 2131, 2070 en 2105) en, tekenend, over de vraag of een consortium mocht inschrijven.

Samen inschrijven lost drie problemen op:

• Capaciteit: het werk is groter dan wat één bedrijf kan leveren.
• Competentie: de opdracht vraagt vaardigheden die verspreid zitten over meerdere bedrijven.
• Toegang: een partner heeft al een registratie, een referentie of een veiligheidsmachtiging die de anderen niet hebben.

Consortium of hoofdaannemer met onderaannemers?

Wat zegt NSPA zelf?

In de vragenronde van tender GPO25007 vroeg een bieder: "Would NSPA permit submissions from a bidding consortium (joint venture) or is participation limited to a prime contractor with subcontractors only?" Het antwoord van NSPA, gepubliceerd op 4 september 2025: "If the consortium already exists and is registered on ePortal before the closing date, this consortium can submit a quote on ePortal. In case of award, a pre-award survey might be necessary."

Daaruit volgen drie praktische regels:

1. Een consortium moet bestaan voor de sluitingsdatum, niet pas na gunning.
2. Het moet zelf geregistreerd zijn op het NSPA ePortal, als entiteit die kan bieden.
3. Na gunning kan NSPA een pre-award survey doen, waarbij het nagaat of het consortium het werk echt kan uitvoeren.

Dat antwoord gold voor één tender. Lees altijd de biedingsinstructies en de vragen en antwoorden van de tender waarop u inschrijft.

De twee modellen naast elkaar

Voor een eerste NSPA-bod is het eerste model meestal eenvoudiger: het is sneller op te zetten en de verantwoordelijkheid is helder. Een consortium heeft vooral zin voor partners die vaker samen willen bieden.

Wat vraagt NSPA over onderaannemers?

De biedingsinstructies van NSPA-tender IFR19024 uit 2019, voor stroomopwekkings- en distributieapparatuur, tonen hoe NSPA met onderaanneming omgaat:

• De geselecteerde bieder is "solely responsible for the performance of the purchase order". Dat NSPA onderaanneming toelaat, "does not relieve the Bidder of their responsibility".
• De technische offerte moet aantonen dat de bieder het werk kan uitvoeren, "including that of sub-contractor if relevant".
• Voor elke onderaannemer geeft de bieder de naam, het adres, het percentage van de totale prijs, de kwaliteitsnormen en de reden voor onderaanneming.
• Wie meer dan 50% van het werk uitbesteedt aan een of meer onderaannemers, levert voor elke onderaannemer dezelfde technische informatie als voor zichzelf.
• De eerste evaluatiecriteria waren, in volgorde: een geldige Declaration of Eligibility (tenzij de bieder al tot de goedgekeurde bronnen van NSPA behoort), naleving van de voorwaarden van de tender, en een volledige technische offerte. Pas daarna kwam de prijs.

Die instructies dateren van 2019 en golden voor één tender, maar ze tonen de logica: NSPA wil weten wie het werk echt doet, en houdt één partij verantwoordelijk.

Wie mag deel uitmaken van het team?

Herkomst. NSPA koopt in principe bij bedrijven uit de lidstaten van de NATO Support and Procurement Organisation (NSPO). België is er een van, volgens de gids van het Britse ministerie van Defensie. Een tender kan landen uitsluiten: in IFR19024 waren drie lidstaten uitgezonderd. De Canadese gids over NAVO-aankopen voegt eraan toe dat de eligibiliteit doorgaans ook voor onderaannemers geldt. Een partner van buiten de NAVO is dus meestal geen optie.

Registratie. Volgens de Britse gids moet een bedrijf in het NSPA Source File geregistreerd zijn om uitgenodigd te worden; die registratie is gratis voor bedrijven uit een NSPO-land, en NSPA vraagt waar nodig een bevestiging van eligibiliteit aan de nationale overheid.

Eligibiliteit per aanbesteding. Voor aanbestedingen met een Declaration of Eligibility geldt volgens de NAVO-procedure van 2025 dat de nationale overheid van elk bedrijf verklaart dat het de financiële, technische en professionele competentie heeft en de vereiste veiligheidsmachtiging. In IFR19024 kwam die verklaring van de ambassade van de bieder in Luxemburg of van de NAVO-delegatie in Brussel. Voor een Belgisch bedrijf start dat bij de Belgische delegatie bij de NAVO.

Veiligheid. In tender GPO25007 antwoordde NSPA dat de installatie van de contractant een NATO Secret-machtiging moest hebben, en dat elke persoon met toegang tot het geclassificeerde materieel een eigen machtiging nodig had; één persoon met een hogere machtiging volstond niet. Veiligheid is dus een eis per bedrijf én per persoon. Een partner zonder machtiging kan werk doen dat geen toegang tot geclassificeerde informatie vraagt, maar niet meer.

Kwaliteit. In dezelfde tender hoefden bieders geen AQAP-certificaten te hebben, maar wel te bevestigen dat ze de normen volgen en dat op verzoek te bewijzen. Onze gids over het kwaliteitshandboek volgens AQAP 2110 legt uit wat zo'n norm vraagt.

Hoe beoordeelt NSPA een bod met partners?

De biedingsinstructies van IFR19024 tonen een evaluatie in stappen, in volgorde van belang:

1. een geldige Declaration of Eligibility, tenzij de bieder al tot de goedgekeurde bronnen van NSPA behoort;
2. naleving van de voorwaarden van de tender;
3. een aanvaardbare en volledige technische offerte, die aantoont dat de bieder, "including that of sub-contractor if relevant", het werk technisch en tijdig kan uitvoeren;
4. pas als die drie in orde zijn: de laagste aanvaardbare vaste prijs, inclusief opties en transport;
5. gunning onder voorbehoud van een eventuele pre-award survey.

Voor een team betekent dat: een zwakke schakel in de eligibiliteit of de technische offerte laat het hele bod vallen, hoe scherp de prijs ook is. Die tender vroeg bovendien een vaste prijs en een plafondprijs, met één gunning en zonder gedeeltelijke offertes. Een team kan dus niet alleen het deel offreren dat het goed kan; het moet het geheel dekken, eventueel met onderaannemers.

Twee kleinere regels uit dezelfde instructies zijn nuttig om te kennen. Prijzen mochten in de munt van elke NSPO-lidstaat, maar alle prijzen in dezelfde munt, en de vergelijking gebeurde in euro; NSPA betaalde 30 kalenderdagen na ontvangst van een correcte factuur. Voor een team betekent dat: spreek af in welke munt de hoofdaannemer offreert, en hoe snel hij zijn onderaannemers betaalt. En wie oud-personeel van NSPA wilde inzetten, moest dat melden; tot twee jaar na hun vertrek kon NSPA een offerte weren als die personen persoonlijk bij de opdracht betrokken waren geweest.

Hoe volgt u de tender op als team?

Een gezamenlijk bod mislukt vaak op communicatie, niet op techniek. De biedingsinstructies van IFR19024 leggen de verantwoordelijkheid bij de bieder: het is "a Bidder's responsibility to regularly access NSPA e-Portal" om verduidelijkingen te volgen, die NSPA publiceert in een document met vragen en antwoorden. In tender GPO25007 stonden de vragen en antwoorden op de tenderpagina zelf, met publicatiedata in september 2025, ruim voor de sluitingsdatum van 30 oktober.

Spreek daarom af wie in het team het ePortal opvolgt, wie vragen stelt en wie de antwoorden aan de partners doorgeeft. Een antwoord over veiligheidsmachtigingen of reservedelen kan de taakverdeling of de prijs van een partner veranderen.

Na de sluiting publiceert NSPA volgens dezelfde instructies de namen van de bedrijven die een offerte indienden. Wie niet wint, wordt geïnformeerd en kon in IFR19024 bij een offerte boven 320.000 euro bijkomende uitleg vragen over de redenen. De NAVO-procedure van 2025 voorziet bovendien een debriefing op verzoek en, boven een bepaalde drempel, een klachtentermijn van 15 kalenderdagen. Vond een team de tekst van een tender onnodig beperkend, dan kon het in IFR19024 binnen 15 kalenderdagen na publicatie een formele klacht indienen. Gebruik de debriefing als team: ze vertelt welke partner of welk onderdeel punten kostte.

Wat legt u vast in de teamingovereenkomst?

NSPA bekijkt alleen de inschrijver. Wat binnen het team gebeurt, regelt u zelf. Leg minstens dit schriftelijk vast voor u biedt:

Voor een NSPA-bod schrijft u die overeenkomst zelf. De logica rond voorkennis en nieuwe kennis uit onze gids over DESCA, background en foreground IP is wel een nuttig vertrekpunt voor het hoofdstuk over intellectuele eigendom.

Een tijdlijn voor samen bieden

De Britse gids wijst nog op een nuttige gewoonte: NSPA publiceert lijsten van gegunde contracten boven een drempel (80.000 euro op het moment van de gids), met naam en land van de contractant. Die lijsten tonen wie welke opdrachten wint, en dus met wie het zinvol is samen te werken.

Hoe vindt u partners?

Partners vinden voor een NAVO-bod lijkt op partners vinden voor een Europees project: u zoekt bedrijven met de juiste capaciteit, registraties en machtigingen, en met wie u vertrouwen hebt. Onze gids over partners vinden voor een EDF-consortium geeft een aanpak die ook hier werkt.

FADEC brengt lucht- en ruimtevaart- en defensiebedrijven in Vlaanderen samen. Leden gebruiken het netwerk om teamgenoten te vinden voor opdrachten waarvoor één bedrijf te klein is, en om bedrijven te ontmoeten die al ervaring hebben met NAVO-agentschappen. Zie lidmaatschap of neem contact op.

Snelle antwoorden

Aanvaardt NSPA een biedingsconsortium? In een openbare tender uit 2025 antwoordde NSPA dat een consortium kan inschrijven als het al bestaat en vóór de sluitingsdatum geregistreerd is op het ePortal. Bij gunning kan een pre-award survey nodig zijn. Controleer altijd de biedingsinstructies van de specifieke tender.

Wie is verantwoordelijk als een onderaannemer faalt? De inschrijver. NSPA-biedingsinstructies stellen dat het feit dat NSPA onderaanneming toelaat, de inschrijver niet ontslaat van zijn verantwoordelijkheid voor de uitvoering.

Moeten alle partners uit een NAVO-land komen? NSPA koopt in principe bij bedrijven uit de lidstaten van de NATO Support and Procurement Organisation. Volgens de Canadese overheidsgids over NAVO-aankopen geldt de eligibiliteit doorgaans ook voor onderaannemers.

Wat moet ik indienen over mijn onderaannemers? In een NSPA-tender uit 2019 moest de inschrijver de onderaannemers, hun adres, hun aandeel in de prijs, hun kwaliteitsnormen en de reden voor onderaanneming opgeven, en voor elke onderaannemer met meer dan 50% van het werk dezelfde technische informatie als voor zichzelf.

Heeft elk teamlid een veiligheidsmachtiging nodig? Dat hangt af van de tender. In een NSPA-tender uit 2025 moest de contractant een NATO Secret-machtiging voor zijn installatie hebben, en elke persoon met toegang tot het geclassificeerde materieel een eigen machtiging.