Kwaliteitshandboek defensie (AQAP 2110): sjabloon voor een kmo

Een kwaliteitshandboek voor defensie volgens AQAP 2110 is voor een kmo geen nieuw systeem, maar een uitbreiding van haar ISO 9001-systeem. AQAP 2110 neemt ISO 9001:2015 integraal over en voegt er NAVO-specifieke eisen aan toe: een managementvertegenwoordiger voor overheidskwaliteitsborging, risicobeheer volgens ISO 31000, een kwaliteitsplan per contract, configuratiebeheer, kalibratie volgens ISO 10012, strengere traceerbaarheid, een aanpak voor namaakmateriaal en toegang voor de overheidskwaliteitsborger. Het sjabloon verderop in dit artikel koppelt elke eis aan een hoofdstuk van uw handboek.

Alle eisen hieronder komen uit de tekst van AQAP-2110 Edition D Version 1, de uitgave van juni 2016 die het NAVO-standaardisatiebureau heeft gepubliceerd. Ze verving de oudere AQAP 2110, 2120 en 2130 na een overgangsperiode die eindigde op 21 september 2018.

Wat is AQAP 2110 precies?

AQAP staat voor Allied Quality Assurance Publication. AQAP 2110 bevat de NAVO-eisen voor kwaliteitsborging bij ontwerp, ontwikkeling en productie. De norm zegt zelf dat ze vooral bedoeld is voor gebruik in een contract tussen twee of meer partijen. Staat ze in een contract, dan geldt ze voor alle processen die nodig zijn om dat contract uit te voeren. Een bedrijf mag de norm ook intern gebruiken, om zich voor te bereiden op defensieopdrachten.

Drie begrippen komen in elk hoofdstuk terug:

Government Quality Assurance (GQA) is volgens de norm "het proces waarmee de bevoegde nationale overheden vertrouwen opbouwen" dat de kwaliteitseisen van het contract worden nageleefd. Dat is het grote verschil met een gewone ISO 9001-certificering: niet alleen een certificatie-instelling, maar ook de klant zelf kan komen kijken.

Belangrijk voor de interpretatie: als het contract en AQAP 2110 elkaar tegenspreken, gaat het contract voor. Lees dus altijd eerst het contract.

Wat vraagt AQAP 2110 bovenop ISO 9001?

Hoofdstuk 4 van de norm verklaart ISO 9001:2015 van toepassing. Hoofdstuk 5 voegt de NAVO-specifieke eisen toe. De belangrijkste voor een kmo:

Leiding en verantwoordelijkheid (5.1)

De directie benoemt een managementvertegenwoordiger voor GQA-zaken, met de bevoegdheid om kwaliteitsproblemen op te lossen en met een rechtstreekse rapportagelijn naar de directie. Die persoon is ook het aanspreekpunt van de GQAR en moet bekwaam zijn in kwaliteitsmanagement. In een kleine kmo is dat vaak de kwaliteitsverantwoordelijke, soms de zaakvoerder zelf.

Risicobeheer (5.2.1)

De leverancier toont aan dat risico's, ook die bij onderaannemers, in de planning zijn meegenomen: identificatie, analyse, beheersing en mitigatie. De planning begint bij de contractbeoordeling. Tenzij het contract iets anders zegt, volgt het risicobeheer de principes van ISO 31000:2009, en het risicobeheerplan moet beschikbaar zijn voor de GQAR, die het mag weigeren.

Middelen (5.3)

• Een afgebakende zone voor afgekeurde producten.
• Een meet- en kalibratiesysteem volgens ISO 10012:2003. Faalt een meetinstrument bij kalibratie, dan meldt u de gevolgen voor eerdere metingen aan de GQAR.
• Een proces om opleidingsnoden vast te stellen voor iedereen die de productkwaliteit beïnvloedt.
• Medewerkers en onderaannemers kennen de afspraken uit het kwaliteitsplan die voor hen gelden.

Kwaliteitsplan per contract (5.4.1.1)

Dit is de kern. De leverancier dient een kwaliteitsplan in bij de GQAR of de afnemer, binnen een afgesproken termijn maar vóór de start van het werk. Het plan:

1. beschrijft de contractspecifieke eisen aan het kwaliteitssysteem, met verwijzingen naar het bedrijfsbrede systeem;
2. plant de productrealisatie: kwaliteitseisen, middelen, controles (verificatie, validatie, inspectie, testen) en aanvaardingscriteria, ook voor werk buiten uw eigen terrein;
3. bevat een matrix die elke contracteis koppelt aan uw oplossing en aantoont dat ze vervuld is.

De afnemer of GQAR mag het plan en elke herziening weigeren. De inhoud van zo'n plan wordt verder geregeld in AQAP 2105.

Configuratiebeheer (5.4.1.2)

De leverancier beheert de configuratie volgens ACMP 2100: planning, identificatie, wijzigingsbeheer, statusregistratie en configuratie-audit, met een configuratiebeheerplan dat deel mag zijn van een ander plan.

Uitbestede processen en onderaannemers (5.4.6)

• Contracteisen, inclusief de relevante AQAP's, worden doorgegeven aan onderaannemers. In elk aankoopdocument komt de zin: "All requirements of this contract may be subject to GQA. You will be notified of any GQA activity to be performed."
• Aankoopdocumenten worden formeel gecontroleerd op die doorgifte, en u bewaart het bewijs.
• U hebt een proces om namaakmateriaal te vermijden, op te sporen, te beperken en af te handelen.
• U meldt de GQAR onderaannemingen met kritieke onderdelen, veel ontwerpwerk, onrijpe technische oplossingen of een onbekende leverancier.

Productie, traceerbaarheid en vrijgave (5.4.7 tot 5.4.12)

• Werkinstructies en duidelijke vakmanschapscriteria (geschreven normen, referentiestalen of illustraties).
• Traceerbaarheid is verplicht waar het falen van een onderdeel kan leiden tot verlies van uitrusting, prestaties of mensenlevens.
• Producten met beperkte houdbaarheid worden op vervaldatum beheerd; de resterende houdbaarheid meldt u vóór levering.
• Bij vrijgave levert u een conformiteitsattest (Certificate of Conformity), tenzij anders gevraagd.
• Moet de GQAR een eindinspectie doen, dan verwittigt u minstens 10 werkdagen vooraf.
• Afgekeurde producten worden geïdentificeerd en gescheiden; een product met onbekende status geldt als afgekeurd.

Communicatie met de klant (5.4.2 en 5.4.3)

• Op vraag van de afnemer of GQAR neemt u, en eventueel uw onderaannemer, deel aan een GQA-vergadering na de gunning, over de kwaliteitsafspraken van het contract.
• U zorgt voor vaste communicatielijnen met de GQAR, via de managementvertegenwoordiger.
• U meldt wijzigingen in uw organisatie die de productkwaliteit of het kwaliteitssysteem raken.
• U identificeert de producteisen die verband houden met kritieke kenmerken zoals gezondheid, veiligheid, prestaties en betrouwbaarheid.

Toegang voor de overheid (4.3)

De leverancier, en ook zijn onderaannemers, geeft de GQAR onder meer: toegang tot de locaties waar het werk gebeurt, informatie over de uitvoering van het contract, een onbeperkte mogelijkheid om naleving en productconformiteit te controleren, hulp bij inspecties en testen, werkruimte en uitrusting, en kopieën van documenten. De GQAR mag uw kwaliteitssysteem voor het contract weigeren; dan stelt u binnen een afgesproken termijn verbeteringen voor, en kunnen contractuele sancties volgen.

Hoe zien de verschillen er in de praktijk uit?

Certificatie-instelling Kiwa vat in een vergelijking van ISO 9001 en AQAP samen dat ISO 9001 organisaties veel vrijheid laat, terwijl AQAP "een expliciete en gedocumenteerde vertaling naar het betreffende defensieproject" vraagt. Organisaties met een werkend ISO 9001-systeem hebben volgens Kiwa meestal geen volledig nieuw systeem nodig, maar moeten processen uitbreiden en aanscherpen.

Sjabloon: de inhoudstafel van een AQAP 2110-kwaliteitshandboek

Een kmo met ISO 9001 bouwt het handboek best verder op haar bestaande structuur. Het onderstaande sjabloon volgt de opbouw van ISO 9001 en markeert waar AQAP 2110 iets toevoegt. Het is een structuur, geen tekst om over te nemen: elk hoofdstuk beschrijft hoe uw bedrijf het werkelijk doet.

Houd daarnaast twee modellen klaar die u per contract invult: een kwaliteitsplan met nalevingsmatrix en een configuratiebeheerplan. Die twee documenten zijn waar een GQAR het eerst naar vraagt, en een klein bedrijf dat ze vooraf heeft uitgewerkt, wint weken bij de start van een contract.

Hoe pakt een kmo het aan, stap voor stap?

1. Lees de norm zelf. De tekst van AQAP 2110 is kort: hoofdstuk 5 beslaat enkele pagina's.
2. Doe een verschilanalyse tussen uw ISO 9001-systeem en hoofdstuk 5, eis per eis.
3. Benoem de managementvertegenwoordiger voor GQA en leg de rapportagelijn vast.
4. Werk de nieuwe procedures uit: risicobeheer, kwaliteitsplan, configuratiebeheer, namaakmateriaal, doorgifte aan onderaannemers.
5. Pas aankoopdocumenten aan met de GQA-zin en een controle op doorgifte.
6. Test op een echt of fictief contract: stel een kwaliteitsplan en een nalevingsmatrix op.
7. Laat intern auditen, en daarna, als u dat wilt, extern certificeren.

Over certificering: AQAP 2110 is in de eerste plaats een contracteis, maar certificatie-instellingen bieden ook een AQAP-certificaat aan. Kiwa beschrijft op haar pagina over AQAP 2110-certificering een traject in zeven stappen: validatie van de dienstverlening en landspecifieke eisen, een initiële beoordeling, voorbereiding, de audit, corrigerende maatregelen, het certificatiebesluit en opvolgaudits. Kiwa vraagt daarvoor een bestaande ISO 9001-certificering of een gelijktijdige certificering volgens beide normen, en noemt AQAP-certificering "in veel gevallen een voorwaarde" om deel te nemen aan aanbestedingen en contracten in de defensieketen.

Welke fouten liggen voor de hand?

• Een handboek kopiëren uit een sjabloon zonder het aan de praktijk aan te passen. De GQAR controleert de werkvloer, niet alleen het papier.
• Het kwaliteitsplan te laat indienen. De norm vraagt het vóór de start van het werk.
• De GQA-zin vergeten in bestellingen bij onderaannemers.
• Traceerbaarheid te beperkt opvatten. Waar falen tot verlies kan leiden, is ze verplicht.
• Kalibratiefouten niet melden als ze eerdere metingen kunnen beïnvloeden.
• AQAP 2110 en AS9100 als hetzelfde zien. Wie ook voor de luchtvaart levert, heeft vaak beide nodig. Onze gids over AS9100-certificering voor een klein bedrijf legt die norm uit.

Waar helpt FADEC?

FADEC brengt lucht- en ruimtevaart- en defensiebedrijven in Vlaanderen samen. Leden wisselen ervaringen uit over certificering en kwaliteitseisen van defensieklanten, en vinden partners voor opdrachten waarvoor één bedrijf te klein is. Zie lidmaatschap of neem contact op. Wie mikt op NAVO-opdrachten, leest best ook onze gids over bieden op NAVO-contracten.

Snelle antwoorden

Wat is AQAP 2110? Een NAVO-publicatie met de kwaliteitseisen voor leveranciers die ontwerpen, ontwikkelen en produceren voor defensie. De geldende uitgave is Edition D Version 1 van juni 2016; ze bouwt voort op ISO 9001:2015.

Heb ik ISO 9001 nodig voor AQAP 2110? AQAP 2110 neemt de eisen van ISO 9001:2015 over en voegt NAVO-specifieke eisen toe. Certificatie-instelling Kiwa vraagt voor AQAP 2110-certificering een bestaande ISO 9001-certificering of een gelijktijdige certificering volgens beide normen.

Wat is het verschil tussen een kwaliteitshandboek en een kwaliteitsplan? Het handboek beschrijft het kwaliteitssysteem van het hele bedrijf. Het kwaliteitsplan is een apart document per contract, dat u voor de start van het werk indient bij de overheidskwaliteitsborger of de afnemer en dat die mag weigeren.

Wat is GQA? Government Quality Assurance: het proces waarmee nationale overheden vertrouwen opbouwen dat de kwaliteitseisen van een contract worden nageleefd. De leverancier moet de overheidskwaliteitsborger toegang geven tot locaties, informatie en producten.

Mag ik een sjabloon gebruiken voor mijn AQAP-handboek? Ja, als structuur. Een handboek moet echter beschrijven hoe uw bedrijf werkt; een overgenomen tekst die niet klopt met de praktijk valt op bij de eerste audit of GQA-controle.